Oltre al contratto individuale di assunzione, in fase di onboarding è necessario fornire al lavoratore una serie di importanti documenti. Vediamo insieme quali sono, a cosa servono e con quali modalità possono essere trasmessi.
Scopri di più
In sede di instaurazione del rapporto di lavoro il contratto di assunzione non è l’unico documento che il datore di lavoro deve mettere a disposizione del lavoratore. Per una gestione corretta e trasparente del rapporto è infatti necessario fornire o rendere accessibili una serie di informazioni e regolamenti che disciplinano l’esecuzione della prestazione, i diritti e i doveri del personale e le conseguenze disciplinari delle violazioni.
In questo articolo spieghiamo, in modo pratico e puntuale, in cosa consiste la documentazione principale, come debba essere consegnata e quali cautele adottare.
La documentazione obbligatoria da consegnare al dipendente, in fase di assunzione, è composta da:
Ogni documento necessita di modalità di comunicazione differenti, che vediamo in dettaglio di seguito.
Al momento dell’instaurazione del rapporto, il datore di lavoro deve fornire al lavoratore le informazioni fondamentali riguardanti il rapporto di lavoro, come regolamentato dal D.Lgs. n. 104/2022.
Questo adempimento può essere assolto mediante:
La comunicazione può essere resa in formato cartaceo (consegna a mano) oppure in formato elettronico, fermo restando l’obbligo del datore di lavoro di conservarne la prova di consegna. Le informazioni conservate devono rimanere accessibili al lavoratore e la prova della trasmissione va conservata per 5 anni dalla conclusione del rapporto di lavoro.
Ricordiamo che il D.L. n. 48/2023 ha stabilito che per alcuni contenuti (quali durata del periodo di prova, importo iniziale della retribuzione, programmazione dell’orario di lavoro, enti previdenziali destinatari dei contributi) è possibile adempiere agli obblighi di informazione anche soltanto indicando il riferimento normativo o contrattuale, anziché riportare il testo completo.
Il regolamento interno indica le “regole della casa”: modalità organizzative, obblighi di comportamento, disposizioni per l’esecuzione della prestazione, etc., come previsto dall’art. 2104, comma 2, del Codice Civile. È un atto unilaterale del datore di lavoro fondato sul potere direttivo, nel pieno rispetto della normativa e della disciplina collettiva.
Il regolamento aziendale deve comunque rispettare il principio di buona fede e correttezza e non può, in nessun modo, avere un contenuto discriminatorio (nemmeno indiretto).Non potrà inoltre prevedere condizioni peggiorative rispetto alle disposizioni di legge e di contrattazione collettiva.
Per quanto riguarda la trasmissione, il regolamento deve essere reso disponibile ai lavoratori: consegna a mano, affissione, invio e-mail, messa a disposizione nell’intranet aziendale. Non è richiesto un consenso formale, ma è buona prassi richiamarlo nella lettera di assunzione o farlo sottoscrivere al lavoratore al momento della consegna.
Il codice disciplinare definisce le infrazioni, le procedure di contestazione degli addebiti e le sanzioni disciplinari applicabili. Deve essere reso pubblico in modo efficace: la prassi prescrive l’affissione in luoghi accessibili a tutti i lavoratori (bacheche, aree comuni, etc.), foglio per foglio e in ogni sede aziendale. La pubblicazione online o l’avviso di disponibilità nel luogo di lavoro non sono di per sé modalità sufficienti alla necessaria comunicazione.
In mancanza di adeguata diffusione, la sanzione disciplinare potrebbe essere considerata illegittima, salvo i casi in cui la condotta integri un reato o una violazione particolarmente grave.
Il datore di lavoro è inoltre tenuto a mettere a disposizione i contratti collettivi applicati ai rapporti di lavoro (nazionali, territoriali, aziendali). La pubblicazione può avvenire anche tramite sito web aziendale o portale dedicato, purché i lavoratori possano agevolmente consultarne i contenuti.
Oltre ad essere un obbligo normativo, consegnare in modo trasparente e tracciabile i regolamenti e le informazioni di rapporto riduce i conflitti, tutela l’azienda in caso di controversie e migliora il clima organizzativo. Le modalità consentono anche flessibilità (uso del formato elettronico), ma richiedono attenzione nella conservazione della prova e nella corretta pubblicizzazione della documentazione.
Contattaci per una consulenza pratica e operativa: i nostri consulenti ti aiutano a mettere a norma la documentazione aziendale.
